Comment animer une réunion TOP 5 ?

Découvrez les outils et méthodes pour animer une réunion TOP 5.

Jugées trop longues, inutiles ou trop formelles, les réunions n’ont pas toujours l’effet escompté. L’effet formateur de ces échanges n’est pas toujours présent. C’est pour cela qu’il faut prendre en compte des avis, des idées à mettre en place pour l’entreprise.

Il est nécessaire de se préparer pour une réunion TOP 5. Notamment pour délimiter le cadre de ces échanges, d’optimiser la disponibilité de ses collaborateurs en présentiel afin de proposer un contenu qualitatif.

Qu’est-ce qu’une réunion TOP 5 ?

La méthode TOP illustre une méthode qui permet d’aborder un thème lors d’une réunion et d’aboutir à une prise de décision. En effet, “TOP” signifie: Thème – Objectif et Plan.

Cette méthode augmente l’efficacité d’équipe en éliminant la perte de temps par une réunion trop longue sans réel but.

Une réunion TOP 5 est un pilier de l’amélioration continue au sein d’un projet, d’une équipe ou d’une entreprise. Le principe est l’animation de réunion courte qui a pour but de se situer dans une dynamique d’amélioration.

Animation de courte durée, généralement en début de journée, la réunion TOP 5 permet d’inclure tous les participants dans une dynamique de réussite et de motivation.

Similaire à un ordre du jour, on compose la réunion TOP 5 de 5 points à aborder par le manager. Basé sur les objectifs et les résultats, il est très important que le manager et les participants aient un support visuel sur lequel s’appuyer. En effet, la mémorisation et l’attention sont beaucoup plus accrues en utilisant un support visuel avec des pictogrammes parlants. L’identification doit se faire immédiatement. Le management visuel est donc primordial. Ces réunions permettent donc d’impliquer les participants au travail et aux objectifs à réaliser.

Organisation et déroulement de la réunion TOP 5 :

L’animation de la réunion se fait rapidement mais de manière organisée.

L’ordre du jour est divisé en 5 point principaux :

• Le bilan : L’analyse de performance d’une période définie au préalable (sur laquelle se mesure chaque objectif préalablement). Ce la a pour but de constater l’évolution, le ralentissement par rapport aux objectifs.
• Les objectifs: Le point précédent peut davantage confirmer les objectifs fixés. Ils peuvent également être modifiés, cependant il s’agit plus d’un rappel afin d’augmenter l’implication du groupe.
• Le plan d’action : Par quels moyens atteindre chaque objectif, quelle est la stratégie, quels sont les outils et comment opérer ?
• Situation actuelle : De l’entreprise, l’atelier, ou du groupe, point sur l’organisation interne en général (priorités, nouvelles…)
• Point général : Rappels nécessaires sur les règles de sécurité ou qualité. Suivi des questions réponses ainsi qu’un pitch de motivation pour le début de l’activité.

Les supports de la réunion doivent être visibles sur le lieu de travail (atelier, service…). Car à la fin de la session, chaque participant peut consulter le contenu, les méthodes ou l’objectif à réaliser. Il s’agit d’une stratégie pédagogique et en quelque sorte, une technique de formation par les échanges.

La communication joue un rôle plus qu’important dans la mise en place de ces réunions. En effet, dans le cadre de ces réunions de groupe, il faut favoriser l’animation, l’échange et le temps de parole doit être réparti :

• 80% de temps de parole pour l’équipe : méthode qui favorise l’échange, l’investissement, les conseils et techniques pour être dans une dynamique d’amélioration continue au travail.
• 20 % pour le manager ou l’animateur : Met en pratique l’échange au sein du groupe, le suivi des projets et trouve des solution qui tendent vers l’efficacité

Le support de la réunion peut également être un support numérique qui permet d’avoir un suivi des indicateurs en temps réel et un tableau de bord regroupant tous les objectifs.
Par exemple : E-MEETING

Vous pouvez opter pour une solution visuelle totalement numérique avec le logiciel SESAHUB par exemple qui récolte les données en temps réel. Les indicateurs numériques peuvent être consultés à tout moments et assurent un suivi actualisé sans perte de temps avec la saisie.

Comment préparer la réunion TOP 5 ?

La préparation de l’animation est nécessaire afin que la réunion soit courte et efficace. Pour cela, il faut un support visuel . Il est conseillé d’avoir un panneau d’affichage ou un tableau par exemple contenant les thèmes abordés précédemment ou ceux qui sont à venir.

Il est nécessaire d’avoir les résultats des indicateurs précédents et actuels et les mettre à jour sur le tableau pour un impact visuel et une compréhension immédiate du groupe.

Les réponses posées la veille ont été étudiées si nécessaire, la réponse peut être ajoutée sur le tableau.

De plus, on doit indiquer toutes les informations, consignes, ou données importantes sur le tableau ou panneau d’affichage.

Il est important de connaître le point d’avancement des projets ou objectifs à réaliser, mettre en avant ceux qui ont été réalisés, ou non atteints avec l’analyse de ces derniers afin de comprendre pourquoi.

La réunion ne doit pas être perturbée, doit être concise, précise et factuelle.

Pour mieux se préparer …

Par ailleurs, afin de débuter l’animation des réunions TOP 5, la formation peut-être bénéfique afin d’être au mieux préparé. Les participations aux réunions de collaborateurs peuvent agir comme des formations en préparation.

Nous conseillons de proposer un manager supérieur ou d’un collègue disponible de vous accompagner afin d’avoir un retour ou un avis sur le déroulement de la réunion.

Après le TOP 5 :

Les points et thèmes soulevés lors de la réunion sont étudiés et traités par la suite en créant une fiche, une proposition de règle par exemple. Si, lors de la session, un autre service a été mentionné, il est nécessaire de traiter les points avec les personnes et services concernés tout en appliquant les techniques de management lean.

L’avancée, les blocages, ou encore la résolution de ces points seront évidemment évoqués lors du prochain TOP 5. Le but est de conserver cette dynamique pédagogique pour atteindre chaque objectif ou en réduire la distance pour l’atteindre.

Les bénéfices du TOP 5 :

Les réunions TOP font partie intégrante de la dynamique d’amélioration continue et des bonnes pratiques. Les réunions sont à organiser chaque semaine ou chaque jour. Animer ces échanges permet de mettre en place plus d’écoute sur les performances de l’entreprise et des collaborateurs disponibles pour appliquer les outils, conseils et techniques abordés.

Le principal but de ces échanges est de faciliter le développement, l’efficacité et les pratiques de l’entreprise. De plus, ces échanges peuvent déceler le besoin de formation de membre d’équipe, de changement de pratiques si elles n’aboutissent pas ou encore l’élimination de MUDA lorsqu’ils sont détectés. Le communication et l’écoute sont essentiels pour le bon fonctionnement de l’entreprise et éliminer la distance en interne.

Pour conclure

Ces réunions permettent de suivre et d’aboutir à un projet ou une stratégie d’entreprise. C’est un très bon début pour gagner en efficacité et se positionner dans l’amélioration continue. Lorsqu’on aborde les situations rencontrées, on attribue un plan d’action. On analyse également l’avancement de chaque projet pour une optimisation de situation.